úterý 10. března 2015

Synchronizace kontaktů a kalendáře Gmailu s Outlookem

Synchronizace kontaktů a kalendáře Gmailu s Outlookem 

Nedávno se mě jeden známý zeptal, zda je možné synchronizovat jeho kontakty a kalendář z Gmailu s Outlookem. Odpověď je překvapivě ano, a v tomto článku si ukážeme jak na to!

Po krátkém hledání objevíme aplikaci Google Apps Sync for Microsoft Outlook, která tuto otázku částečně odpoví, ale tato metoda má docela podstatnou limitaci:


"Google poskytuje Google Apps Sync jen pro platící zákazníky Google Apps a pro běžné Gmail účty tato aplikace bohužel nejde použít."

Naopak, co když chceme synchronizovat Outlook s kalendáři a kontakty v Gmailu (Androidu)? Pro Microsoft a Google to je jedna z věcí na které na nás vydělávají. A jak uděláme to samé, aniž bychom jim museli zaplatit?

Podíváme se na řešení od jiné firmy, a tím je plugin pro Microsoft Outlook nazvaný EVO Collaborator for Outlook, který podporuje CardDAV a CalDAV.
Velikost pluginu ECO je jen 7MB. S tímto malým pluginem ECO můžeme jednoduše obousměrně synchronizovat kontakty a kalendáře mezi Outlookem a Gmailem za pomoci technologie CardDAV a CalDAV. Jednoduše můžeme provádět změny jak v Gmailu, tak i v Outlooku a změnu uvidíme v obou klientech a nemusíme se bát o ztrátu dat.  

Co je CardDAV a CalDAV?
CardDAV a CalDAV jsou standardní API protokoly od IETF RFC pro kontakty a kalendáře. Google používá tyto API protokoly pro získání a správu informací týkajících se kalendářů a kontaktů.

Jak synchronizovat Google kalendář s Outlookem 

Synchronizace s pluginem EVO Collaborator for Outlook je velmi jednoduchá: 

  1. Nejdříve stáhněte ECO z oficiálních stránek (nainstalujte ho jako administrátor)
  2. Spusťte Outlook a klikněte na záložku EVO v horním panelu (příkazový panel v Outlook 2007 a pás karet v Outlook 2010 a 2013).

  3. Klikněte na Configure profile(s) a zvolte šestý profil (Gmail) v levém panelu. Do kolonky Full e-mail address or username zadejte vaší emailovou adresu Gmailu a dole klikněte na tlačítko TEST.

  4. Protože Gmail používá pro ověření uživatelů metodu OAUTH 2.0 zobrazí se okno pro potvrzení vašeho uživatelského jména a heslo. V otevřeném okně klikněte na tlačítko pro přihlášení a pokračujte.

  5. Po dokončení klikněte na Apply, a poté na Quit. Nyní se vaše nově přidané kontakty a události v kalendáři budou automaticky synchronizovat, a to jak z Gmailu do Outlooku, tak také z Outlooku do Gmailu. Také veškeré změny provedené v telefonu v Android aplikaci se projeví v Outlooku.

Protokol CardDAV a CalDAV je běžně používaný protokol a kromě již zmíněného funguje se všemi dalšími aplikacemi a službami a poskytovali, kteří používají CardDAV/CalDAV.

Vytvořte si vlastní cloud!

Gmail je skvělý nástroj pro jednotlivce, ale není nejlepší pro firemní prostředí s mnoha uživateli a daty. Je bezpečné dávat všechno do cloudu?

EVO Mailový server

Jedna z nejjednodušších řešení je stáhnutí a instalace EVO Mail Serveru. Po vytvoření vašeho vlastního cloudu můžete přijímat a posílat emaily, vytvářet kalendáře, kontakty, a úlohy. Zmíněný software je jedním z dobrých řešení, které jsou k dispozici.

53 komentářů:

  1. Tak bohužel jsem se zasekl hned v bodě 3). Test hlásí timed out ...

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. To bude problém nekde na strane Google a vašeho pripojeni. Vyzkousejte to ještě jednou, urcite by to mělo fungovat.

      Vymazat
  2. Tak jsem taky zkusil v domění "když se podíváme na řešení od jiné firmy abychom nemuseli platit Microsoftu" Po instalaci naběhla TRIAL verze. Takže asi nebude zadarmo :-(

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Zadarmo není, ale podle moji zkusenosti je levnejsi a vyhodnejsi oproti ostatním resenim. Oproti jinym se jedna o casove neomezenou licenci.

      Vymazat
  3. Odpovědi
    1. Cena je 29 USD ale není to na rok, ale za casove neomezenou licenci, takze to vyjde nakonec mnohem levneji nez porizeni Google Apps for Business. Výhodou je, ze podporuje většinu poskytovatelu, protoze většina ma protokol CardDAV a CalDAV. Nejlepsi vyzkoušet a uvidíte, zda se vam bude hodit. Mozna vam to i firma proplati :)

      Vymazat
  4. lze takto synchronizovat i onlinovou verzi kalendáře na www.outlook.com ?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Podpora pro online verzi kalendáře outlook.com existuje, bohužel Microsoft má mnoho omezení (například synchronizace jen některých informací z profilů v kontaktech, přístup k událostem jen v určitém intervalu, a další).

      Vymazat
  5. Vážení,
    ten EVO colaborator funguje, ale zjistil jsem, pokud se nepletu,že to neumí vzájemně mezi sebou synchornizovat skupiny, které máte vytvořené ať už v Gmailu nebo v Outlooku, což je docela podstatná věc. Jakoby to ty skupiny vůbec neregistrovalo. Nebo to jde někde nastavit a já to nenašel ? Jestli jsem to někdo řešil. Budu rád za odpověď. Děkuji B.Brejcha

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobrý postřeh,
      zjišťoval jsem to a synchronizace skupin nejde a bohužel se jedná o restrikci stavenou přímo Googlem a omezení na synchronizaci všech kontaktů. Budeme muset počkat zda Google změní názor a uvolní tuto funkcionalitu.

      Vymazat
  6. nezobrazují se mi události z outlooku do gmailu. Když potvrdím přihlášení do google ve vyskakovacím okně, napíše mi to nějaký kod, který mám po přepnutí do aplikace někam zkopírovat a já nevím kam. nevíte, prosím, co stím?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobrý den,

      kód, který máte napsat do aplikace řešit nemusíte (v okně generovaném Google to je sice napsané), ale aplikace si ten kód získá automaticky. Pro dokončení stačí jenom okno zavřít.

      Zobrazení stávajících událostí z Outlooku v Google není provedeno automaticky (automaticky se synchronizují jen nově vytvořené události). Pro nahrání již existujících událostí je nutné provést O2C Copy, která tyto události nahraje (stačí provést jen jednou, protože nové události se již budou nahrávat automaticky). Nastavení je popsáno zde: http://www.evomailserver.com/support.php?path=Configuring EVO/EVO Collaborator for Outlook/Návod nastavení ECO

      Napište pokud by s tím byl stále problém.

      Vymazat
  7. Z nějakého důvodu mi sice funguje synchronizace směrem z Google kalendar do Outlooku ale ne naopak, pokud napíšu poznámku v Outlook, tak se mi nezobrazí v Googlu?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Po nastavení se automaticky provede záloha a synchronizace z Goole do Outlooku, ale stávající události v Outlook kalendáři nebudou nahrány na Google. Je potřeba provést jeden krok, a to nastavení O2C Copy, který nahraje současné schůzky a údaje z Outlooku na Google. Stačí postupovat podle tohoto návodu: http://www.evomailserver.com/support.php?path=Configuring EVO/EVO Collaborator for Outlook/Návod nastavení ECO

      Nově přidané události se již budou zobrazovat. Pokud s tím stále máte problém napište a vyřešíme to.

      Vymazat
    2. Dobry den, resim tentyz problem. Udalosti nove vytvarene v Outlooku se nezobrazuji v Google. Uvitam pomoc. Dekuji. Matej Lejsal

      Vymazat
    3. Dobry den,

      (1) udalosti, ktere se vam nezobrazuji jste vytvoril az po nainstalovani a nastaveni EVO? Pokud se jedna o drive vytvorene udalosti, postupujte podle navodu vyse pro synchronizaci.

      (2) Pokud se jedna o udalosti vytvorene po instalaci a nastaveni EVO je mozne ze dane udalosti vytvarite do slozky, ktera neni EVO monitorovana a proto se nesynchronizuji. Podivejte se, jak mate EVO nastavene a kam udalosti vytvarite.

      Diky

      Vymazat
  8. Dobrý den, chtěl jsem se zeptat zda aplikace synchronizuje pouze hlavní kalendář google a nebo všechyn kalendáře pod účtem google? Díky

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobry den,
      aplikace dokaze synchronizovat nekolik google kalendaru.

      Pri nastaveni profilu si vyberte jaky kalendar chcete synchronizovat. Pokud chcete synchronizovat vice nez jeden kalendar, staci vytvorit nekolik profilu a u kazdeho vybrat jiny kalendar. Pote se budou vsechny profily automaticky synchronizovat a vsechny vase kalendare zustanou aktualni.

      Vymazat
  9. Dobrý den, po přihlášení k účtu gmail se mi ukázalo okno s naápisem
    Zkopírujte prosím tento kód, přepněte do aplikace a vložte jej:

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobry den,
      kopirovat nic nemusite - jedna se o standardni text pri google prihlaseni, nicmene aplikace si tento kod zjisti automaticky.

      Staci se tedy prihlasit a kdyz se toto okno zobrazi, tak ho zavrete (kod bude jiz automaticky nacten) a to je vse :D Vse by melo fungovat.

      Vymazat
  10. Tomu, kdo nechce platit Microsoftu nebo Googlu, navrhujete, ať zaplatí třetí straně. Tady je řešení zadarmo:
    http://sourceforge.net/projects/googlesyncmod/

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Jedna se o jednu z moznych reseni. Google vyzaduje platbu kazdy rok, tato aplikace ma casove neomezenou licenci a zaroven se da vyuzit i pro synchronizaci s dalsimi ucty, napriklad i s ucty na Synology nebo OwnCloud co mnoho mensich firem pouziva pro svoje reseni.

      Pokud vyuzivate jen Gmail, tak muzete zkusit aplikaci co navrhujete, ja ji vyzkousenou nemam, tak nevim jake ma funkce a co umi. Diky za radu, podivam se na ni.

      Vymazat
    2. Synchronizuje pouze kontakty, ale ne kalendář.

      Vymazat
    3. Dobry den,
      pravdepodobne mate v Gmailu nekolik kalendaru a pri nastaveni jste nezvolil, ktery kalendar chcete synchronizovat. Podivejte se znovu do nastaveni a vyberte, ktery z kalendaru chcete synchronizovat. A vse by melo fungovat :)

      Vymazat
  11. Nainstaloval jsem to, zatím to vypadá OK, kdo mě prodá licenci, až vyprší trial verze?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobrý den,
      licence se dá zakoupit na oficiálním webu EVO - https://cz.evomailserver.com/purchaseECO.php

      Zaplacení přes účet PayPal nebo MasterCard a VISA karta a po zaplacení přijde email s licenčním číslem.

      Vymazat
  12. Dobry den,z Google do Outlooku OK. Opacne (z Outlooku do Google) nikoliv (udalosti vytvorene az po nastaveni Evo) mate nekdo reseni? Diky MLE

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobrý den,

      jak zmiňujete kontakty a kalendáře se automaticky synchronizují až po nastaveni EVO. Ale existuje možnost jak přenést dříve vytvořené kontakty a události z Outlooku do Google - jedná se jen o jeden extra krok. Jedná se o funkci O2C (Kopírovat Outlook na Cloud), která je popsána od kroku 13 v oficiálním návodu na EVO na http://www.evomailserver.com/support.php?path=Configuring EVO/EVO Collaborator for Outlook/Návod nastavení ECO

      Pokud byste k tomu měl nějakou otázku, napište.
      Jakub.

      Vymazat
    2. Zkopírujte celou následující řádku pro odkaz (i s mezerami):

      http://www.evomailserver.com/support.php?path=Configuring%20EVO/EVO%20Collaborator%20for%20Outlook/N%C3%A1vod%20nastaven%C3%AD%20ECO

      K návodu se také dostanete ze stránky https://cz.evomailserver.com/download.php a kliknutím na Návod nastavení ECO

      Vymazat
  13. Zdravím, momentálně to zkouším a mám problém, V Outlooku 2010 mám svátky a v Google taky, ty už tam byly. Po synchronizaci mám teď u každého dne svátek zapsaný dvakrát, nevíte, jak se toho zabavit?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Nejsou ty svátky v Googlu náhodou samostatný kalendář?
      Pak by mělo stačit ho celý vyhodit pryč (příp. schovat).

      Vymazat
    2. Tak jak říká Martin. V google jsou svátky jako samostatný kalendář (každý stát má vlastní kalendář, protože svátky jsou samozřejmě odlišné), tak bude stačit tento kalendář smazat v nastavení Google.

      Vymazat
  14. Zvládá tato synchronizace kategorie (u kontaktů i kalendáře),
    příp. i jejich barvy;
    a zvládá kontakty z outlooka?
    Přenáší u kontaktů také pole firma a "uložit jako"?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobry den,

      - synchronizace kategorii to umi
      - barvy se nesynchronizuji
      - kontakty z Outlooku se synchronizuji
      - pole firma se synchronizuje
      - co myslite tim ulozit jako?

      Jakub

      Vymazat
    2. Jakub, mne to nesynchronizovalo kategórie. čo mám urobiť, aby som ich synchronizoval?

      Vymazat
  15. Dobrý den,
    píšete "Pri nastaveni profilu si vyberte jaky kalendar chcete synchronizovat..."
    Dám Nastavit profil a kde prosím je ta možnost výběru?
    Děkuji Libor

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobry den Libore,
      zde je odkaz na navod pro nastaveni: http://blog.evomailserver.com/cestina/
      V kroku 10 je obrazek s ikonkou slozky na kterou kliknete pro vyber kalendare.

      Vymazat
  16. Vladimír Kovář
    Nainstaloval jsem EVO ale nesynchronizují se mě úkoly. do url: pro úkoly se nedoplnil odkaz. Používám outlook.com

    děkuji
    Vlaďa

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. V soucasne dobe synchronizace ukolu s outlook.com nefunguje, protoze Windows Live API od Microsoftu, kterou outlook.com pouziva tuto funkci nepodporuje. V blizke dobe ale bude pridana podpora pro Office365, ktery toto jiz bude podporovat.

      Vymazat
  17. Dobrý den, bohužel mě oboustranná synchronizace nefunguje, při změně v kalendáři ve které nebyla událost vytvořena, se synchronizace nekoná. Pepa

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Pokud mate nastaveno, aby EVO sledovalo kalendar, tak by to melo fungovat. Je mozne, ze nemate v EVO nastaveno, aby dany kalendar sledovalo a proto to nesynchronizuje nazpatek.

      Pokud je vse nastaveno a dochazi k chybe, tak poslete log na podporu a oni se na to podivaji. Log najdete zde:

      C:\Users\jmeno-uzivatele\Documents\Evo Collaborator Outlook\EvoCollaboratorOutlookSettingsFolderMonitor.log

      Vymazat
  18. Bohužel jak koukám přestala podpora fungovat....

    OdpovědětVymazat
  19. Me to hlasi pouze Trial Mode, ktery je free jen na 7 dni. Zda se, ze uz to neni free, a tedy neaktualni info

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Ano, licence je na 7 dni na vyzkouseni vsech funkci, pote je nutno zakoupit.

      Vymazat
  20. zdravím.
    aplikaci jsem testoval v trial modu a doopravdy vše funguje na výbornou.
    Měl bych jeden dotaz k licenci. bod D.
    Jestliže na nějakém PC/NB deaktivuji licenci a pak ji na tom samém zařízení opět aktivuji - bude funkční ??
    (nebo je to myšleno že deaktivuji a např. přeinstaluji PC/NB a pak následně aktivuji ?)

    Všeobecné smluvní podmínky:
    d. Po deaktivaci licence již nebude EVO Collaborator for Outlook fungovat na deaktivovaném počítači.

    děkuji za odpověď Zdeněk

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Dobry den Zdenku,

      je to mysleno tak, ze licence funguje na jednom pocitaci ve stejnou dobu. Po deaktivaci ji muzete znovu aktivovat na jinem nebo na stejnem pocitaci. Tedy pokud chcete napriklad preinstalovat system nebo zmenit pocitac.

      Vymazat
  21. Zdravím. Jaký je postup u O365 ?Děkuji. Robert

    OdpovědětVymazat
  22. Když si program nainstaluji (a zakoupím licence) na dva počítače, bude fungovat synchronizace kalendářů i takto trojstranně, tzn. že z jednoho PC se aktualizuje můj kalendář na Google a odtamtud se následně bude aktualizovat i kalendář v Outlooku na druhém PC?

    OdpovědětVymazat