Synchronizace Exchange kalendáře s Google kalendářem
Podíváme se na následující situaci:
"Chtěli byste mít synchronizovaný váš Google kalendář s firemním kalendářem Exchange pro jednodušší správu jednoho kalendáře místo dvou."
Zní to jednoduše, ale je to složitější protože jak kalendář služby Exchange, tak Google kalendář používají odlišný protokol narozdíl od standardu CalDAV.
Existuje několik aplikací třetích stran pro Outlook, které nám tento problém vyřeší a pomohou synchronizovat oba kalendáře do jednoho kalendáře v Outlooku.
Podíváme se na následující řešení od třetí strany - EVO Collaborator for Outlook je plugin do Outlooku pro správu CardDAV a CalDAV.
Velikost instalačního souboru ECO je jen 7MB. Po instalaci a nastavení můžete v Outlooku synchronizovat kontakty, a také kalendáře z vaše účtu Exchange s Google pomocí protokolů CardDAV a CalDAV. A to obouma směry.
Co je CardDAV a CalDAV?
CardDAV a CalDAV jsou standardní protokoly pro kontakty a kalendáře. Google a mnoho dalších poskytovatelů používá tyto protokoly pro správu uživatelských insformací.
Jak nastavit synchronizaci Google kalendáře s účtem na Exchange serveru
Práce s ECO je jednoduchá:
- Předpokládám, že již máte nastaven váš Exchange účet, který používá výchozí složky Outlooku pro ukládání emailů, kalendářů, kontaktů a úkolů.
- Stáhněte ECO z oficiálních stránek EVO. (instalaci spusťte jako administrátor)
- Spusťte Outlook a klikněte na záložku EVO v horním panelu (v Outlook 2007 se nazývá panel příkazů, který se nově jmenuje pás karet v Outlooku 2010, 2013 a 2016).
- Klikněte na Nastavit profil a zvolte Profile #6. Zadejte vaši emailovou adresu pro účet Google do políčka Emailová adresa nebo uživatelské jméno.
- V položce Možnosti synchronizace nastavíte složky pro kontakty, kalendář a úkoly. Zvolte vaše výchozí složky Outlooku, stejné jako jsou používány pro váš Exchange účet.
- Klikněte na tlačítko TEST. Zobrazí se okno s autorizací OAUTH pro přihlášení do Google. Přihlašte se a pokračujte.
- Po dokočení klikněte na Uložit pro uložení změn. Poté klikněte na Storno pro zavření okna s nastavením. Nově přidané kontakty, kalendáře, úkoly budou nyní automaticky synchronizovány s Google oběma směry.
A nyní dobrá zpráva na konec – koncem roku 2015 Microsoft přesunuje Outlook.com na Office365 a veškeré vaše účty na Outlook.com jsou zárověn účty serveru Exchange. Tedy, jestli máte účet na Office365, Hotmail nebo Outlook.com můžete použít aplikaci Outlook pro synchronizaci kontaktů, kalendářů a úkolů mezi Gmailem a účtem Exchange.
Synchronizace Outlook a one.com?
One.com je oblíbený evropský poskytovatel cloudových služeb, který poskytuje email, kalendář, kontakty a úlohy. Uživatelé mají bohužel problémy se synchronizací kalendářů a úloh s Outlookem. Hlavním důvodem je, že Outlook neposkytuje CalDAV a CardDAV protokol, a to i v poslední verzi Outlook 2016/2013.
Naštěstí existuje synchronizační aplikace EVO Collaborator for Outlook, která je kompatibilní se službami one.com. Nastavení a použití je jednoduché – jen pět kroků pro nastavení synchronizce.
- Stáhněte a nainstalujte ECO.
- Klikněte na Nastavit profil
- Zvolte Profile #18.
- Zadejte vaše uživatelské jméno a heslo.
- Klikněte na Test, a poté na Uložit.
Pokud chcete synchronizavat další účet, stačí zvolit jeden z prazdných profilů pod profilem 18. Stačí zkopírovat následující adresu do položky Doména:
https://caldav.one.com/principals/
Po hledání jsem zjistil, že one.com plánuje nabídnout službu CardDAV, ale zatím není známo kdy.
Jednoduché zálohování Outlook úkolů
Kromě možností online synchronizace s jinými servery pomocí protokolu CalDAV a Exchange je důležitá offline záloha dat. Úkoly můžete zálohovat jako soubory iCal (.ics), .csv, .pst, nebo Excel. Pokud plánujete pracovat jen s Outlookem, je nejlepší volbou zvolit soubor .pst. Pokud ale chcete soubory použít v jiných aplikacích nebo importovat do databází musíte zvolit jiný formát. Formát .csv není dobrá volba, protože speciální znaky, diakritika a jiné znaky, které nejsou v anglické abecedě budou po exportu poškozeny. Nejlepší volbou je tedy použít formát iCal, který má nejlepší kompatibilitu.
Firma EVO, která vytváří doplňky do Microsoft Outlook (především její úspěšný doplněk EVO Collaborator for Outlook) přišla s novou kolekcí doplňků Power Toys for Outlook. V této kolekci je také nástroj pro export úkolů z Outlooku. Existují dva způsoby jak na export úkolů pomocí doplňku PTO:
1. Export úkolů jako vCalendars (Outlook ICal (ics)) – Jedná se o stejný způsob jako kliknutí na Uložit jako v Outlooku. Rozdílem je, že Outlook může uložit jen jeden úkol. Doplněk PTO umožňuje uložení všech úkolů najednou.
2. Export úkolů jako jeden vCalendar (iCal (ics)) – Protokol vCalendar podporuje ukládání více úkolů v jednom souboru a s PTO toho můžete využít. Zbavíte se složité správy stovek a tisíců iCal (ics) souborů.
Export úkolů z Outlooku je jednoduchý a probíhá takto:
1. Stáhněte Power Toys for Outlook z EVO stránek.
2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe jako administrátor.
3. Spusťte Outlook a klikněte na Power Toys v záložce nahoře.
4. Klikněte na Export úkolů.
5. Zvolte složku s úkoly.
6. Klikněte na jeden z dvou možností exportu.
7. Zobrazí se složka s vygenerovanými soubory.
Export úkolů z Outlooku je opravdu jednoduchý.
Jak zálohovat Outlook kalendáře?
Kromě možnosti zálohy a synchronizace Outlook kalendářů s jinými servery pomocí technologie CalDAV a Exchange Server je další možností export kalendáře do souboru iCal (.ics), .csv , .pst, nebo Excel souboru. Pokud jen používáte Outlook, poté doporučujeme exportovat do souboru .pst. Mnoho uživatelů by chtělo exportovat schůzky a použít je v jiných aplikacích nebo databázích. Metoda .csv není doporučena, protože speciální znaky a diakritika bude po exportu poškozena. Nejlepší možností s největší kompatibilitou je export do formátu iCal.
Tým EVO po svém úspěšném doplňku EVO Collaborator for Outlook vyvinul nový doplněk, který tuto funkci řeší. Jmenuje se Power Toys for Outlook. Jedná se o kolekci doplňků pro Outlook a obsahuje skvělý nástroj pro export kalendářů. Existují čtyři způsoby jak s PTO na export kalendářů:
1. Export schůzek jako vCalendars (Outlook ICal (ics)) – Jedná se stejný formát, jako když v Outlooku kliknete na Uložit jako. V Outlooku můžete uložit jen jednu událost. S nástrojem PTO můžete najednou uložit celý kalendář.
2. Export schůzek jako vCalendars (iCal (ics); Olson Timezone UTF8) – Tato funkce je podobná metodě 1, s tím rozdílem, že se data ukládají do formátu Olson Timezone a UTF8. Olson Timezone je nejrozšířenější způsob ukládání času hned po formátu Windows Timezone. Pokud vyexportované události chcete použít v jiných aplikacích, například Google Calendar, musíte použít tuto metodu, jinak dojde k chybě při importu. Formát UTF8 pro kódování znaků zajišťuje, že speciální znaky a diakritika nebudou poškozeny.
3. Export schůzek jako jeden vCalendar (iCal (ics); Olson Timezone UTF8) – Protože protokol vCalendar umožňuje uložit více událostí do jednoho souboru, můžeme s doplňkem PTO eliminovat problémy se správou a zálohou stovek a tisíců jednotlivých souborů iCal (ics).
4. Export schůzek jako Excel dokument – doplněk PTO umožňuje export všech Outlook kalendářů do Excel souboru pro jednodušší správu prohlížení.
Zde je jednoduchý návod, jak na export schůzek z Outlooku:
1. Stáhněte si Power Toys for Outlook z oficiálních stránek EVO.
2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s administrátorskými právy.
3. Spusťte Outlook a klikněte na záložku Power Toys.
4. Klikněte na Export kontaktů.
5. Vyberte váš Outlook kalendář.
6. Klikněte na jednu ze čtyř možností exportu.
7. Nově vytvořená složka s aktuálním datem se zobrazí a vyexportované soubory iCal (ics) jsou v ní uloženy.
Jak vidíte, export kalendářů z Outlooku je naprosto jednoduchý.
Zálohování Outlook kontaktů
Pokud přemýšlíte o synchronizaci Outlook kontaktů s jinými adresáři nebo servery, určitě vás napadne export kontaktů do formátů vCard (.vcf), .csv, .pst, nebo Excel. Pokud pracujete jen s Excelem, jsou soubory .pst dobrou volbou. Většina uživatelů plánuje na export a použití v jiné aplikaci nebo databázi. Formát .csv není nejlepší volbou protože speciální znaky a diakritika bude poškozena. Zbývá nám nejlepší a nejkompatibilnější formát vCard.
Firma EVO zase přišla s jedním dobrým doplňkem pro Outlook (předchozí doplněk byl EVO Collaborator for Outlook). Tento doplněk je Power Toys for Outlook a jedná se o kolekci doplňků, které obsahují nástroj pro export kontaktů z Outlooku. Je pět možností, jak můžete exportovat kontakty z Outlooku pomocí doplňku PTO:
1. Export kontaktů jako vCards (Outlook VCARD 2.1) – Toto je stejné jako funkce Uložit jako v Outlooku s tím rozdílem, že Outlook umí uložit jen jeden kontakt. S doplňkem PTO můžete uložit všechny kontakty najednou.
2. Export kontaktů jako vCards (VCARD 3.0) – Stejné jako metoda 1, ale probíhá ukládání do formátu VCARD 3.0.
3. Export kontaktů do jednoho souboru vCard (VCARD 3.0) – Protokol vCard umožňuje uložit několik kontaktů v jednom souboru a s touto funkcí si ulehčíte správu stovek a tisíců jednotlivých vCard souborů.
4. Export kontaktů do Excel dokumentu – S doplňkem PTO můžete uložit všechny vaše kontakty z Outlooku do jednoho Excel souboru, který umožňuje jednoduché prohlížení.
5. Export kontaktů jako jeden soubor vCard (pro Thunderbird) – Soubory vCard generované Outlookem mají několik problémů s kompatibilitou, pokud je chcete importovat do Thunderbirdu. Doplněk PTO upravuje vygenerované soubory pro plnou kompatibilitu s emailovým klientem Thunderbird.
Zde je popis, jak je jednoduché vygenerovat kontakty z Outlooku:
1. Stáhněte kolekci doplňků Power Toys for Outlook z webu EVO.
2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s právy administrátora.
3. Spusťte Outlook a klikněte na záložku Power Toys.
4. Klikněte na Export kontaktů.
5. Zvolte složku vašich Outlook kontaktů.
6. Klikněte na jeden z pěti metod exportu.
7. Zobrazí se složka, která má název jako aktuální datum a obsahuje vygenerované soubory vCard.
Jak jste určitě zjistili, export kontaktů z Outlooku je hračkou.
