pátek 24. března 2017

Jak na export úkolů z Outlooku?

Jednoduché zálohování Outlook úkolů

Kromě možností online synchronizace s jinými servery pomocí protokolu CalDAV a Exchange je důležitá offline záloha dat. Úkoly můžete zálohovat jako soubory iCal (.ics), .csv, .pst, nebo Excel. Pokud plánujete pracovat jen s Outlookem, je nejlepší volbou zvolit soubor .pst. Pokud ale chcete soubory použít v jiných aplikacích nebo importovat do databází musíte zvolit jiný formát. Formát .csv není dobrá volba, protože speciální znaky, diakritika a jiné znaky, které nejsou v anglické abecedě budou po exportu poškozeny. Nejlepší volbou je tedy použít formát iCal, který má nejlepší kompatibilitu.

Firma EVO, která vytváří doplňky do Microsoft Outlook (především její úspěšný doplněk EVO Collaborator for Outlook) přišla s novou kolekcí doplňků Power Toys for Outlook. V této kolekci je také nástroj pro export úkolů z Outlooku. Existují dva způsoby jak na export úkolů pomocí doplňku PTO:
Power Toys for Outlook
1. Export úkolů jako vCalendars (Outlook ICal (ics)) – Jedná se o stejný způsob jako kliknutí na Uložit jako v Outlooku. Rozdílem je, že Outlook může uložit jen jeden úkol. Doplněk PTO umožňuje uložení všech úkolů najednou.

2. Export úkolů jako jeden vCalendar (iCal (ics)) – Protokol vCalendar podporuje ukládání více úkolů v jednom souboru a s PTO toho můžete využít. Zbavíte se složité správy stovek a tisíců iCal (ics) souborů.

Export úkolů z Outlooku je jednoduchý a probíhá takto:

1. Stáhněte Power Toys for Outlook z EVO stránek.

2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe jako administrátor.

3. Spusťte Outlook a klikněte na Power Toys v záložce nahoře.



4. Klikněte na Export úkolů.

5. Zvolte složku s úkoly.


6. Klikněte na jeden z dvou možností exportu.



7. Zobrazí se složka s vygenerovanými soubory.

Export úkolů z Outlooku je opravdu jednoduchý.

Jak na jednoduchý export schůzek z Outlooku?

Jak zálohovat Outlook kalendáře?

Kromě možnosti zálohy a synchronizace Outlook kalendářů s jinými servery pomocí technologie CalDAV a Exchange Server je další možností export kalendáře do souboru iCal (.ics), .csv , .pst, nebo Excel souboru. Pokud jen používáte Outlook, poté doporučujeme exportovat do souboru .pst. Mnoho uživatelů by chtělo exportovat schůzky a použít je v jiných aplikacích nebo databázích. Metoda .csv není doporučena, protože speciální znaky a diakritika bude po exportu poškozena. Nejlepší možností s největší kompatibilitou je export do formátu iCal.

Tým EVO po svém úspěšném doplňku EVO Collaborator for Outlook vyvinul nový doplněk, který tuto funkci řeší. Jmenuje se Power Toys for Outlook. Jedná se o kolekci doplňků pro Outlook a obsahuje skvělý nástroj pro export kalendářů. Existují čtyři způsoby jak s PTO na export kalendářů:
Power Toys for Outlook
1. Export schůzek jako vCalendars (Outlook ICal (ics)) – Jedná se stejný formát, jako když v Outlooku kliknete na Uložit jako. V Outlooku můžete uložit jen jednu událost. S nástrojem PTO můžete najednou uložit celý kalendář.

2. Export schůzek jako vCalendars (iCal (ics); Olson Timezone UTF8) – Tato funkce je podobná metodě 1, s tím rozdílem, že se data ukládají do formátu Olson Timezone a UTF8. Olson Timezone je nejrozšířenější způsob ukládání času hned po formátu Windows Timezone. Pokud vyexportované události chcete použít v jiných aplikacích, například Google Calendar, musíte použít tuto metodu, jinak dojde k chybě při importu. Formát UTF8 pro kódování znaků zajišťuje, že speciální znaky a diakritika nebudou poškozeny.

3. Export schůzek jako jeden vCalendar (iCal (ics); Olson Timezone UTF8) – Protože protokol vCalendar umožňuje uložit více událostí do jednoho souboru, můžeme s doplňkem PTO eliminovat  problémy se správou a zálohou stovek a tisíců jednotlivých souborů iCal (ics).

4. Export schůzek jako Excel dokument – doplněk PTO umožňuje export všech Outlook kalendářů do Excel souboru pro jednodušší správu prohlížení.

Zde je jednoduchý návod, jak na export schůzek z Outlooku:

1. Stáhněte si Power Toys for Outlook z oficiálních stránek EVO.

2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s administrátorskými právy.

3. Spusťte Outlook a klikněte na záložku Power Toys.



4. Klikněte na Export kontaktů.

5. Vyberte váš Outlook kalendář.



6. Klikněte na jednu ze čtyř možností exportu.



7. Nově vytvořená složka s aktuálním datem se zobrazí a vyexportované soubory iCal (ics) jsou v ní uloženy.

Jak vidíte, export kalendářů z Outlooku je naprosto jednoduchý.

Jak na export kontaktů z Outlooku?

Zálohování Outlook kontaktů

Pokud přemýšlíte o synchronizaci Outlook kontaktů s jinými adresáři nebo servery, určitě vás napadne export kontaktů do formátů vCard (.vcf), .csv, .pst, nebo Excel. Pokud pracujete jen s Excelem, jsou soubory .pst dobrou volbou. Většina uživatelů plánuje na export a použití v jiné aplikaci nebo databázi. Formát .csv není nejlepší volbou protože speciální znaky a diakritika bude poškozena. Zbývá nám nejlepší a nejkompatibilnější formát vCard.

Firma EVO zase přišla s jedním dobrým doplňkem pro Outlook (předchozí doplněk byl EVO Collaborator for Outlook). Tento doplněk je Power Toys for Outlook a jedná se o kolekci doplňků, které obsahují nástroj pro export kontaktů z Outlooku. Je pět možností, jak můžete exportovat kontakty z Outlooku pomocí doplňku PTO:
Power Toys for Outlook
1. Export kontaktů jako vCards (Outlook VCARD 2.1) – Toto je stejné jako funkce Uložit jako v Outlooku s tím rozdílem, že Outlook umí uložit jen jeden kontakt. S doplňkem PTO můžete uložit všechny kontakty najednou.

2. Export kontaktů jako vCards (VCARD 3.0) – Stejné jako metoda 1, ale probíhá ukládání do formátu VCARD 3.0.

3. Export kontaktů do jednoho souboru vCard (VCARD 3.0) – Protokol vCard umožňuje uložit několik kontaktů v jednom souboru a s touto funkcí si ulehčíte správu stovek a tisíců jednotlivých vCard souborů.

4. Export kontaktů do Excel dokumentu – S doplňkem PTO můžete uložit všechny vaše kontakty z Outlooku do jednoho Excel souboru, který umožňuje jednoduché prohlížení.

5. Export kontaktů jako jeden soubor vCard (pro Thunderbird) – Soubory vCard generované Outlookem mají několik problémů s kompatibilitou, pokud je chcete importovat do Thunderbirdu. Doplněk PTO upravuje vygenerované soubory pro plnou kompatibilitu s emailovým klientem Thunderbird.

Zde je popis, jak je jednoduché vygenerovat kontakty z Outlooku:

1. Stáhněte kolekci doplňků Power Toys for Outlook z webu EVO.

2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s právy administrátora.

3. Spusťte Outlook a klikněte na záložku Power Toys.



4. Klikněte na Export kontaktů.

5. Zvolte složku vašich Outlook kontaktů.



6. Klikněte na jeden z pěti metod exportu.



7. Zobrazí se složka, která má název jako aktuální datum a obsahuje vygenerované soubory vCard.

Jak jste určitě zjistili, export kontaktů z Outlooku je hračkou.

Jak nastavit automatické posílání skrytých kopií (Bcc) v Outlooku?

Ve firmě posíláme každý den stovky emailů. V Outlooku můžeme jednoduše nastavit funkci automatické poslání kopie (Cc) předem definované skupině lidí při splnění určitých pravidel. Bohužel tato funkce neumožňuje poslání skryté kopie (Bcc) lidem, kteří se nemají v konverzaci zobrazit.

Pro použití funkce automatického poslání skryté kopie musíme použít VBA skript nebo nějaký doplňek. Psát a nastavovat VBA skript je docela složité, a proto dávám přednost použité ověřeného doplňku. Jednou z možností je použít sadu doplňků Power Toys for 
Outlook pro nastavení automatické posílání Bcc. Je to jednoduché a stačí jen pár kroků:
Power Toys for Outlook

1. Stáhněte Power Toys for Outlook z oficiálních stránek EVO.

2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s právy administrátora.

3. Spusťte Outlook a klikněte na záložku Power Toys.



4. Klikněte na Nastavit pravidla BCC.



5. Zadejte emailové adresy, na které chcete automaticky posílat kopie do kolonky Automaticky odeslat BCC na emailové adresy.

6. V položkách Od, Pro, Předmět, Tělo a Název přílohy vyberte jeden z operandů rovná 
se, nerovná se, obsahuje, neobsahuje.

7. Do další kolonky zadejte klíčová slova, podle kterých se bude porovnávat.

8. Klikněte na Uložit a Ukončit.

Popsaný nástroj je jednoduchý doplněk pro automatické posílání skryté kopie podle definovaných pravidel. Bohužel podporuje nastavení jen jednoho pravidla. Snad v příštích verzích přidají možnost nastavit více pravidel.

Jak na Gmailové push notifikace v Outlooku?

Pokud používáte Outlook, můžete jednoduše nastavit příjem emailů z vaší Gmailové adresy pomocí protokolu IMAP. Outlook ale kontroluje příjem emailů periodicky v určitém časovém intervalu. Nejkratší interval, který se dá nastavit, je 1 minuta. 

Existuje způsob, jak dostat okamžité upozornění na nový email? Jak využít push notifikací Gmailu v Outlooku? Ano! Můžete využít nástroj GGNotify z kolekce doplňků Power Toys for 
Outlook
Power Toys for Outlook
Je to jednoduché:

1. Stáhněte Power Toys for Outlook ze stránek EVO.

2. Vypněte Outlook a spusťte setup.exe s administrátorskými právy.

3. Spusťte Outlook a klikněte na Power Toys záložku.



4. Klikněte na Nastavit účet Gmail.



5. Zadejte vaši emailovou adresu pro Gmail.

6. Klikněte na Povolit push notifikace Gmailu v Outlooku.

7. Nastavte možnosti, které máte na výběr.

8. Klikněte na Uložit a Ukončit.

S tímto doplňkem do Outlooku budete o nových emailech vědět okamžitě.